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Bestellanforderungen

Erstellung einer Bestellanforderung​

Der Ablauf einer Bestellanforderung im BANF-Modul beginnt mit der Erstellung einer neuen Anforderung in der BANF-Liste.

BAnf-Liste mit "Neu" Button zur Erstellung einer neuen Bestellanforderung

Der Mitarbeitende legt fest, wer für diese Anfrage verantwortlich ist, und bestimmt den Termin, bis zu dem die Angebote der Lieferanten vorliegen sollen. Zusätzlich können Kostenstellen und Kostenträger hinterlegt werden, sodass die Anforderung direkt den Dimensionen des Business Centers zugeordnet ist.

Allgemeine Informationen einer Bestellanforderung

Pflege des Artikels​

Anschließend werden die benötigten Artikel in die Bestellanforderung aufgenommen.

Artikelanlage einer Bestellanforderung

Lieferantenvergleich​

Das System unterstützt dabei, indem esautomatisch die Lieferanten anzeigt, bei denen die Artikel bezogen werden können. Die Einkaufsanfragen für diese Lieferanten werden daraufhin mit wenigen Klicks generiert und per E-Mail versendet.

Über den Bereich „Kreditoren“ kann bei Bedarf über den Button „Kreditor hinzufügen“ ein neuer Lieferant ergänzt werden.

Lieferantenauswahl des Artikels

Sind alle Lieferanten hinterlegt, können über die drei Punkte und den Button „EK-Anfragen erstellen“ die Anfragen für jeden Kreditor erstellt werden.

Lieferantenauswahl des Artikels

Das System ändert den Status der Bestellanforderung automatisch auf „Angefragt“, und mit einem Klick auf die generierte Anfrage öffnet sich ein eigener Reiter für die Bearbeitung.

Lieferantenauswahl des Artikels

Sobald die Lieferanten ihre Angebote übermittelt haben, werden diese im System erfasst. Die erfassten Informationen umfassen unter anderem:

  • EK-Preis ohne MwSt.
  • Menge
  • Zeilenrabatt
  • Gewünschtes Wareneingangsdatum

Pflege von Preis, Lieferdatum und anderer Konditionen

Mit dem Button „Von Anfrage aktualisieren“ lassen sich alle bearbeiteten Daten direkt in die Bestellanforderung übernehmen.

Am vereinbarten Fälligkeitstag erinnert das System an die Entscheidungsfindung, sodass ein Vergleich der Lieferanten nach Preis, Lieferdatum und Konditionen einfach möglich ist.

Vergleich der verschiedenen Lieferanten

Dokumentation der Entscheidung​

Die Auswahl des Lieferanten wird im System vollständig dokumentiert. Neben der Begründung kann auch ein kurzer Kommentar hinterlegt werden, um die Entscheidungsgründe nachvollziehbar zu machen.

Vergleich der verschiedenen Lieferanten

Automatische Rückmeldung an die Lieferanten​

Nach der Entscheidung löst das System automatisch die Bestellung beim gewählten Lieferanten aus. Alle anderen Lieferanten erhalten eine Absage.

Abschließend wird die Bestellanforderung archiviert und bleibt jederzeit einsehbar, sodass Preise, Konditionen und Entscheidungen dauerhaft nachvollzogen werden können.